Bebop levert snel enquêteresultaten met mix van drukwerk en minisite

Toen BEBOP voor een van de grootste stookolieleveranciers van België een enquête moest organiseren over hun klantenmagazine, besliste men om samen te werken met 3plus vanwege hun ervaring met direct mail, gedrukte en online media. 3plus ontwikkelde voor de enquête een minisite op maat van de klant. De respons werd automatisch verwerkt in gedetailleerde rapporten die BEBOP meteen naar zijn klant kon sturen. Zo kreeg die snelle resultaten zonder grote investeringen.

“We zijn een kleine organisatie die zich toelegt op de creatieve en conceptuele kant van direct marketing”, vertelt Jan Vierstraete, managing director van direct marketingbureau BEBOP. “Vroeger richtten we ons vooral op drukwerk. De laatste jaren bieden we ook multimediastrategieën aan, met een grotere mix van gedrukte en online media.”

Op vraag van een grote stookolieleverancier organiseerde BEBOP een enquête over hun klantenmagazine. Dat is hoofdzakelijk bestemd voor particuliere afnemers van stookolie. De bedoeling was te peilen naar de reacties en het verwachtingspatroon van de lezers, zodat men het magazine eventueel kon bijsturen. Het tijdschrift moet de klantenbinding stimuleren en is dan ook van belang voor de onderneming.

Op basis van vorige ervaringen wist BEBOP hoe het een dergelijk project efficiënt kon aanpakken. Het bureau besliste om de lezers van het magazine via een gedrukte uitnodiging te leiden naar een enquête op een minisite. BEBOP heeft op creatief vlak kennis voor de ontwikkeling van minisites. Het zocht echter een ervaren partner voor de meer technologische kant van de zaak en kwam zo terecht bij 3plus

Geautomatiseerde projectopvolging

“3plus kan instaan voor gepersonaliseerd digitaal drukwerk, voor de ontwikkeling van het online luik en voor de opvolging van de enquête. Hoewel we niet al die mogelijkheden hebben benut, trokken ze onze aandacht omdat ze de volledige flow van het project kunnen beheren, van de gedrukte uitnodiging en de online enquête tot een bedanking via e-mail aan de deelnemers”, zegt Jan Vierstraete. “Weinig andere bedrijven bieden die combinatie van diensten. Vandaar onze keuze voor een eerste samenwerking met 3plus.”

De samenwerking tussen BEBOP en 3plus ging van start in mei 2009. Half juli begon men aan de website. De uitnodiging om deel te nemen aan de enquête werd toegevoegd aan het magazine en verstuurd in augustus. De lezers konden vervolgens vijf weken lang deelnemen aan de online enquête. Dankzij de softwareontwikkeling van 3plus kon de enquête volledig op maat van de klant worden uitgevoerd.

“We kregen een respons van ongeveer drie procent”, zegt Jan Vierstraete. “Dat komt overeen met onze verwachtingen, vooral omdat het lezerspubliek wat ouder is en minder vertrouwd met het internet. Jonge gezinnen en mensen die hun woning renoveren, opteren doorgaans voor aardgas. Een insert in een magazine trekt ook minder aandacht dan een apart verstuurde postkaart. Die laatste optie zou echter te duur geweest zijn wegens de portkosten.”

"Uiteindelijk hebben 1.400 mensen de enquête online ingevuld. Toch een behoorlijk grote groep en zeker een representatief resultaat. Onze klant is in ieder geval tevreden met het resultaat, zeker in het licht van de relatief beperkte kosten”, zegt Jan Vierstraete.

Technologisch gedeelte uitbesteed

Bij de uitwerking van het project konden BEBOP en 3plus hun specifieke kennis goed benutten. “We hebben zelf de tekst en de lay-out van de minisite ontworpen”, zegt Jan Vierstraete. ”3plus heeft vervolgens onze input vertaald naar een efficiënte minisite en ontwikkelde heel het onzichtbare, technische gedeelte. We hoefden ons niet te bekommeren om hosting of het ontvangen en verwerken van de respons. 3plus zorgde ook voor de tussentijdse en de finale rapportering op maat van de klant. We kregen van 3plus complete en gedetailleerde rapporten met percentages en absolute cijfers. Die verslagen konden we zonder bijwerken doorsturen naar de klant.”

Combinatie van drukwerk en internettoepassing

Volgens BEBOP is de combinatie van gedrukte en online media ideaal, bijvoorbeeld voor dergelijke enquêtes. “De verwerking van een enquête op papier duurt veel langer en kost meer”, aldus Jan Vierstraete. “Bij een online enquête kan je de resultaten automatisch verwerken, waardoor het hele project veel sneller klaar is tegen een lagere kostprijs.”

Het is volgens Jan Vierstraete wel belangrijk om tijdig te starten met de voorbereiding van een dergelijk project. “Daarnaast hebben we ervaren dat je goed moet afspreken tot welk punt je zo’n project zelf in handen houdt. We kunnen immers niet alles zelf doen, maar we willen toch onze competenties maximaal inzetten en tegelijk de toegevoegde waarde van onze partner benutten. Daar zijn we bij 3plus zeer goed in geslaagd. We behielden zelf onze creatieve vrijheid en we konden daarna de bal gewoon doorgeven.”