Distributeurs van Enfocus bestellen marketingmateriaal online en à la carte

Enfocus verkoopt zijn software voor de grafische sector via een internationaal netwerk van distributeurs en resellers. Dankzij een web-to-print toepassing van 3plus kunnen die hun marketingmateriaal online personaliseren en bestellen in een van de zes beschikbare talen, zelfs in kleine oplages. Het gaat bovendien snel, efficiënt en flexibel. Het materiaal is altijd up-to-date en draagt de huisstijl van Enfocus.

“Onze distributeurs en resellers hebben voortdurend marketingmateriaal nodig, zoals productsheets, brochures en folders”, vertelt Sukerti Van Schoorisse, marketing manager bij Enfocus. “Dat marketingdrukwerk gebruiken ze bijvoorbeeld op beurzen, bij klantenbezoeken of tijdens seminars. Het materiaal moet regelmatig worden aangepast, want we brengen elk jaar updates van onze softwareproducten op de markt. Ook bij de distributeurs kan er iets wijzigen, zoals hun logo of contactgegevens.”

Vroeger lag op het hoofdkantoor van Enfocus altijd een voorraad brochures klaar, maar die waren alleen in het Engels beschikbaar. “Het was onbetaalbaar om een volledige voorraad beschikbaar te houden in zes talen. De oplage is daarvoor te klein en door de voortdurende wijzigingen zouden we met overschotten blijven zitten”, zegt Sukerti Van Schoorisse. “In heel wat Europese landen zijn Engelstalige brochures ook niet echt bruikbaar omdat de klanten te weinig Engels gebruiken. Daarom was het marketingmateriaal in zes talen beschikbaar via een partnersite, waar de distributeurs het konden downloaden om zelf af te drukken. Dat gebeurde niet altijd systematisch. Soms maakten de distributeurs of resellers eigen folders die niet beantwoordden aan onze huisstijl.”

Digitaal drukken op afroep in kleine oplages

Enfocus werkte al jaren samen met 3plus voor het leveren van digitaal drukwerk. 3plus kan op afroep drukken in kleine oplages en heeft sinds een tweetal jaar eigen web-to-printapplicaties op maat van elke klant. Daarom kon het Enfocus helpen om op vraag van distributeurs kleine oplages te drukken en wereldwijd te verspreiden. Eerst werden de behoeften opgelijst en werd de bestaande situatie geschetst. Daarna werkte 3plus de informatisering uit.

De distributeurs kunnen sinds oktober 2009 up-to-date marketingmateriaal bestellen via een web-to-printtoepassing. Ze krijgen eerst een preview te zien en als die goed is, gaat er een automatische e-mail naar een marketingverantwoordelijke die de bestelling alleen nog moet goedkeuren. Daarna krijgt de besteller een automatische bevestiging met vermelding van de voorziene levertijd. Het materiaal wordt digitaal gedrukt bij 3plus en gaat met een postdienst naar de distributeur.

Tijdswinst voor iedereen

“Dankzij die internettoepassing kunnen we ons marketingmateriaal veel efficiënter en sneller verdelen”, zegt Sukerti Van Schoorisse. "De gebruikers –voorlopig 45 distributeurs en op termijn ook 100 Europese resellers– hoeven niet meer heen en weer te e-mailen met de account managers, die op hun beurt communiceerden met de marketingverantwoordelijken. Daardoor winnen we allemaal tijd. Bovendien wordt de bestelling al na een week geleverd. De distributeurs en resellers hebben een eigen gebruikersnaam en wachtwoord waarmee ze op elk moment hun bedrijfsgegevens kunnen oproepen en wijzigen, hun bedrijfslogo opladen, materiaal bestellen en de folders à la carte personaliseren met hun eigen logo en adresgegevens. Een mooi visitekaartje dat hen helpt bij de commercialisatie van onze producten, zodat de verkoop wordt gestimuleerd.”

Van zodra er een software-update is, worden de bestanden van de folders, product datasheets en brochures door Enfocus aangepast, zodat men steeds de meest recente versies drukt en verspreidt. Enfocus kan de distributeurs via een e-mailing op de hoogte brengen van de updates. De distributeurs, van hun kant, kunnen bij een beursdeelname een extra hoeveelheid up-to-date materiaal bestellen en op de beurs laten leveren. De distributeurs kunnen hun materiaal zelf bestellen en toch behoudt Enfocus een goed overzicht op wie wat bestelt. Het is zelfs mogelijk om de activiteitsgraad per distributeur, per land of per beurs te meten.

Enthousiaste gebruikers

De verschillende gebruikers zijn alvast enthousiast over de nieuwe werkwijze. “We hebben de toepassing tijdens een evenement voorgesteld aan onze distributeurs”, vertelt Sukerti Van Schoorisse. “Ze waren meteen enthousiast over de personalisatiemogelijkheden. Aan onze kant zijn de account managers tevreden dat ze geen tijd meer verliezen met bestellingen van materiaal, terwijl de marketingverantwoordelijken blij zijn dat ze enkel de bestellingen moeten goedkeuren. De communicatie tussen de besteller en 3plus verloopt volledig via de web-to-print toepassing. Alles gaat daardoor een pak efficiënter dan vroeger. Bovendien wordt al het marketingmateriaal nu gedrukt met de meest recente gegevens,in dezelfde huisstijl, met dezelfde bedrijfskleuren. Dat is belangrijk voor de uitstraling van onze onderneming en voor de herkenbaarheid van de producten.”